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Pour une entreprise, la gestion de la flotte automobile est à la fois sensible et complexe. D’une part, elle est sensible parce qu’elle met en jeu un budget important. D’autre part, elle est complexe puisque les véhicules récents embarquent de plus en plus de technologies sophistiquées. D’où l’importance d’adopter une approche systémique et proactive pour assurer le bon fonctionnement et la durabilité des véhicules d’entreprise. Pour une gestion optimale, voici les principaux points à prendre en considération.
Le TCO du véhicule
Le TCO (Total Cost of Ownership ou coût total de détention) englobe tous les coûts liés à la détention et à l’utilisation d’un véhicule :
- financement et amortissement ;
- entretien et maintenance ;
- frais de carburant ;
- assurance ;
- frais d’autoroute et de parking ;
- immatriculation et frais fiscaux ;
- amendes et pénalités en cas d’infractions routières, etc.
Le carburant et l’entretien représentent les principaux frais d’utilisation d’un véhicule d’entreprise. Ils varient en fonction du type et de la taille du véhicule. Cela dit, le TCO augmente généralement avec le temps en raison de l’usure mécanique du véhicule qui entraîne des réparations plus ou moins importantes. Une analyse des coûts d’exploitation en regard de l’influence de chaque élément est nécessaire pour optimiser le TCO et réduire les frais d’utilisation de chaque véhicule de société. De plus en plus de gestionnaires de parc se tournent aujourd’hui vers des constructeurs qui proposent des véhicules de société électriques ou hybrides pour réduire les coûts de carburant de leur flotte automobile. C’est le cas de Toyota avec le service de gestion de flotte auto.
Le prix de revient kilométrique du parc automobile
Un autre indicateur clé à ne pas négliger est le prix de revient kilométrique (PRK). Il s’agit du rapport du coût total de détention du véhicule sur le kilométrage parcouru pendant une durée déterminée. Un véhicule qui a parcouru peu de kilomètres aura un prix de revient kilométrique élevé. Dans ce cas, on peut se demander si son utilisation est nécessaire et s’il doit être maintenu dans la flotte de véhicules ! En revanche, un véhicule qui a parcouru beaucoup de kilomètres aura un prix de revient kilométrique réduit ou modéré. Au-delà de certains seuils, on peut revoir l’organisation des trajets pour envisager de réduire le kilométrage et les frais d’utilisation du véhicule. Par exemple, un collaborateur qui parcourt 6 000 km/mois passe plus de la moitié du temps de travail au volant de son véhicule. On peut dans ce cas essayer d’identifier d’éventuels kilomètres parcourus à vide et trouver le trajet le plus optimal pour réduire le kilométrage.
La fréquence des pannes de la flotte auto
Dans la mesure du possible, les pannes doivent être évitées, car elles entraînent l’immobilisation du véhicule. D’ailleurs, certaines pannes graves peuvent générer des frais de réparation importants et peser lourd sur le budget alloué à la gestion de la flotte automobile. Une fréquence de panne élevée peut indiquer un manque d’entretien ou des réparations insuffisantes. Pour une analyse pertinente des pannes et des dysfonctionnements des véhicules d’entreprise, il convient de prendre en considération les données suivantes :
- le nombre de pannes par mois ;
- le nombre d’opérations de maintenance réalisées par mois ;
- les dysfonctionnements détectés trop tard et ayant entraîné des pannes et des dépenses importantes ;
- la durée d’immobilisation du véhicule suite à une panne imprévue.
En cas de pannes trop fréquentes engendrant des frais importants, il convient de faire une analyse des coûts de réparation par rapport aux coûts de renouvellement. Cette analyse est nécessaire pour décider s’il faut garder le véhicule dans le parc ou le remplacer par un véhicule neuf.
Le comportement du conducteur
De toute évidence, le comportement du conducteur au volant influe de manière significative sur les coûts d’utilisation et la durabilité du véhicule. Par exemple, des pneus sous-gonflés ou des rapports de vitesse inadaptés au régime moteur entraînent une surconsommation de carburant. De même, des accélérations brusques, une vitesse trop élevée lorsque le moteur est froid et des freinages inutiles augmentent également la consommation du véhicule. En encourageant les collaborateurs à adopter une conduite éco-responsable, il est possible de faire des économies importantes sur les frais d’utilisation des véhicules tout en réduisant les émissions polluantes.
La gestion de la maintenance de la flotte automobile
Un système de maintenance automobile intègre généralement 3 niveaux de gestion :
- identification des objectifs de la maintenance ;
- optimisation des ressources ;
- évaluation des performances.
Le premier niveau comprend la formulation des objectifs de maintenance en fonction de l’activité de l’entreprise et de la taille du parc automobile. Le deuxième niveau consiste à identifier les critères d’exécution de manière à optimiser les ressources de l’entreprise : maintenance en interne ou en externe, entretien préventif, etc. Quant au troisième niveau, il fait référence au contrôle des opérations de maintenance incluant l’analyse et l’évaluation des performances par rapport aux frais dépensés.
Conclusion
Pour une gestion efficace de la flotte automobile d’une entreprise, il est important de prendre en considération certains indicateurs tels que le TCO, le prix de revient kilométrique et la fréquence des pannes. Par ailleurs, la mise en œuvre d’une approche proactive de la gestion de maintenance permet d’optimiser la fiabilité et la disponibilité des véhicules de la flotte tout en offrant une analyse pertinente des frais d’exploitation.